| Prognostika |
[21 Feb 2007|08:34am] |
|
1. PROGNOSTICKÁ ČÁST. Společnost řeší problém vysokých nákladů na rozesílání faktur. Nejvyšší náklady jsou na poštovné a činí 100 000,- ročně, ostatní náklady (bez osobních nákladů) činí 15 000,- ročně. Problém se řešil při brainstormingu, kterého se zúčastnili zástupci vedení, fakturačního oddělení, oddělení péče o zákazníky, obchodního oddělení a IT specialista. Z možných nápadů byl vybrán návrh na zavedení systému elektronického rozesílání faktur, který sníží výdaje na poštovné. Snížení nákladů na poštovné by mělo dosáhnout alespoň výše nákladů na zavedení systému, tj. pořízení licence (2 000,- ročně) a úpravy softwaru (maximálně 10 000,- jednorázově). Cílem je zavedení systému elektronického rozesílání daňových dokladů. 2. PLÁNOVACÍ ČÁST. Před zavedením systému byla prověřena legislativa pro elektronické daňové doklady. Z informací, které byly zjišťovány dotazy u klientů, vyplynulo, že 40% zákazníků (ze 70%, které mají přístup k elektronické komunikaci) souhlasí se zasíláním dokladů pomocí elektronické pošty a 50% zákazníků je ochotno vyzkoušet program elektronická + papírová faktura během 3 měsíců a následně se rozhodnout pro elektronickou nebo papírovou fakturu. V mé kompetenci bylo sestavení celkového plánu akcí, vedoucích k dosažení cíle. Pověřit IT specialistu vypracováním výstupu vhodného pro elektronické zasílání faktur (PDF formát). Zajistit certifikát na elektronickou značku k daňovému dokladu, která jednoznačně potvrzuje informaci o vystaviteli a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu dokladu po jeho vystavení. Informovat zákazníky o termínu spuštění systému. Provést proškolení zaměstnanců fakturačního oddělení. Implementace systému elektronického rozesílání dokladů na fakturačním oddělení. Efekty: snížení nákladů na rozesílání faktur o 40% (40 000,- ročně), snížení ostatních nákladů (papír, provoz frankovacího stroje) o 20% (3 000,- ročně), úspora času, snížení mzdových nákladů (brigádník na balení faktur), ekologický efekt (úspora papíru). Efekty pro zákazníka: jednoduchá manipulace s dokladem v elektronické podobě, jednoduchá archivace podepsaných souborů PDF, zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi. 3. OPRAVNÉ POLOŽKY. Odesílání daňových dokladů v elektronické podobě bude zajištěno pouze pro ty klienty, kteří uvedli do vstupního formuláře nebo ročního formuláře spokojenosti zákazníků svou fakturační e-mailovou adresu, na kterou chtějí zasílat vystavené doklady. Jakékoliv úpravy této e-mailové adresy budou zaznamenány do informačního sytému (v kompetenci zákaznického oddělení). Ostatní e-mailová komunikace bude probíhat přes adresy uvedené u kontaktních osob, tj. jako doposud. Každé fakturační období bude v souvislosti se zavedením systému provedena důkladná kontrola úhrad faktur zaslaných elektronicky. Neplatičům se bude zasílat nejdříve elektronická upomínka a následně papírová. Po 3 měsících opět oslovit zákazníky, kteří jsou ve zkušebním programu - elektronická + papírová faktura, s nabídkou možnosti přejít pouze na elektronické zasílání. Porovnat náklady na poštovné před a po zavedení systému a zda jsou úspory větší nebo alespoň rovné nákladům na systém.
|
|
| * |
[24 Apr 2006|12:01pm] |
|
kuk!
|
|
![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/userinfo.gif){kind=small}
bazilishek's journal